شرح وظایف مدیر امور اداری و کارگزینی

حوزه های مدیریت امور اداری و رفاه شامل :   امور اداری ، امور رفاه ، امور کارگزینی ،آموزش دبیرخانه، ماشین نویسی و امور خدمات می باشد .

امور اداری  

۱)         نظارت بر اجرای دقیق آیین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون کار و تأمین اجتماعی و نظایر آن .

۲)         نظارت بر اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی و خدمات درمانی کارکنان .

۳)         نظارت بر حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق اسناد و مدارک و پروندهها مطابق با اصول بایگانی و مکانیزه کردن آنها .

۴)         نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی از لحاظ مکاتبات و مراجعات حسب دستورمافوق .

۵)         برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی برای کارکنان شهرداری .

۶)         برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی بیمه و درمانی مانند کلینیکهای ویژه و . . . 

۷)         تأمین احتیاجات شهرداری از لحاظ وسایل و لوازم اداری و برآورد هزینه آنها با همکاری واحدها و در نظر گرفتن اعتبارات مصوب .

۸)         مراقبت در حسن انجام امور اداری و برنامه ریزی و اجرای امور مربوط به دبیرخانه و مکاتبات و مراسلات .

۹)         نظارت بر امور ارزشیابی کارکنان و رسیدگی به شکایات و اعتراضات آن .

۱۰)     تهیه و تنظیم و نظارت بر طرحهای ارزشیابی سالیانه براساس دستورالعملها و آیین نامه ها .

۱۱)     نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی .

۱۲)     تهیه بخشنامه و دستورالعملها و مقررات برای بهبود تشکیلات در سازمان و ایجاد هماهنگی وحدت عمل و نظر .

۱۳)     نظارت بر اجرای قوانین و مقررات و آئین نامه های استخدامی .

۱۴)     مطالعه و بررسی وظائف و مسئولیتهای هریک از واحدهای سازمانی بمنظور سنجش و تشخیص احتیاجات از لحاظ افراد و تجهیزات لازم برای انجام کار .

۱۵)     تهیه برنامه و دستورالعملهای آموزشی و کارآموزش کارکنان شاغل و آشنا با مقررات و وظائف شهرداری و موسسات تابعه و محیط کار و خصوصیات شغل مورد نظر جهت شرکت کنندگان در هریک از دوره های آمورشی .

۱۶)     نظارت بر تشکیل کلاسها و دوره ها و یا معرفی کارکنان به موسسات آموزشی بمنظور بالا بردن سطح معلومات تخصصی و حرفه ای آنان .

۱۷)     نظارت بر تهیه پیش نویس های نامه های اداری و صدور دستورات لازم در جهت اصلاح مکاتبات اداری .

۱۸)     نظارت بر کلیه امور واحدهای تحت سرپرستی و صدور دستورات و تعلیمات لازم و کوشش در رفع نواقص کار .

۱۹)     صدور و دستورلات لازم بمنظور هماهنگ نمودن فعالیتهای واحدهای تحت سرپرستی .

۲۰)     نظارت بر اجرای دقیق آئین نامه ها و قانون استخدام کشوری و آئین نامه استخدامی شهرداریها و قانون کار تأمین اجتماعی و غیره .

۲۱)     تشکیل جلسات درخصوص آشنا نمودن پرسنل تحت سرپرستی با مقررات جدید .

۲۲)     نظارت بر طرحهای رفاهی عمومی کارکنان از قبیل شرکتهای تعاونی مصرف ، مسکن و امور ورزشی و غیره .

۲۳)     آشنا نمودن مسئولین واحدهای تحت سرپرستی با قوانین و مقررات اداری جدید .

۲۴)     بررسی درخصوص مسائل سازمانی و ارائه پیشنهادات لازم در مورد انجام تعمیرات ضروری در حوزه مورد عمل .

۲۵)     برگزاری جلسات شورای اداری و شورای معاونین و تنظیم صورتجلسات مربوطه و ابلاغ به واحدهای ذیربط .

۲۶)      انجام سایر امور مشابه و دستوراتی که از طرف مافوق در حدود وظائف ارجاع میگردد .

کارگزینی و رفاه  

۱)         انجام کلیه امور استخدامی کارکنان شهرداری نظیر صدور احکام ترفیع ، ارتقاء گروه ،‌انتصاب ، مرخصی ، معذوریت ، ‌بازنشستگی ، باز خرید ، انفصال ، اضافه دستمزد کارگران و نظایر آن.

۲)         اجرای آیین نامه ها و مقررات استخدامی مربوط به کارکنان شهرداری و موسسات تابعه .

۳)         اظهار نظر صریح در مورد تقاضاهای کارکنان شهرداری و رسیدگی به شکایات استخدامی و تهیه گزارشات لازم .

۴)         تهیه و تنظیم متن قراردادهای استخدامی کارکنان اعم از پیمانی ، قراردادی ، خرید خدمت و امثالهم .

۵)         تشکیل کلاسهای آموزشی برای کارکنان به منظور بالا بردن سطح معلومات و تخصصی و حرفه ای آنان .

۶)         رسیدگی و نظارت بر اجرای طرح طبقه بندی مشاغل کارکنان شهرداری .

۷)         اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی کارکنان و ارتباط با بازنشستگان و وظیفه بگیران شهرداری و اقدام در جهت رفع مشکلات ناشی از بازنشستگی .

۸)         برنامه ریزی در زمینه طرحهای رفاهی کارکنان نظیر شرکتهای تعاونی مسکن ، مصرف ، صندوق قرض الحسنه و تاسیسات ورزشی و تربیت بدنی .

۹)         شرکت مستمر در جلسات استخدامی نظیر شورای اداری شهرداریها ، هیئتهای حل اختلاف و شورای کارگاه و دفاع از حقوق شهرداری .

دبیرخانه و بایگانی  

۱)         ثبت و توزیع و تفکیک نامه های وارده به شهرداری و ارجاع به دوایر ذیربط .    

۲)         حفظ و نگهداری کلیه اسناد و اوراق و سوابق اداری مربوطه .

۳)         کنترل و تصحیح نامه های صادره از نظر اشتباهات املائی و انشائی .

۴)         تهیه پیش نویس های اداری و تهیه گزارشات و ارائه آمارهای لازم به مقام مافوق .

۵)         مذاکره و مشورت با مقامات مافوق در موضوعات مربوط به خطمش از نظر امور دفتر و دبیرخانه .

۶)         بررسی کلیه اخطاریه های واصله به شهرداری و صدور دستور ابلاغ آنها به واحدهای مربوطه .

۷)         نظارت مستمر در حسن اجرای امور دفتری و چگونگی ورود و خروج مکاتبات .

۸)         ارجاع سوابق و پرونده های واصله طبق دستور مافوق به واحدهای مربوطه و بایگانی .

۹)         تهیه خلاصه پرونده و گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .

۱۰)     تایپ انواع مکاتبات و نامه ها و تطبیق پیش نویس ها با نامه های تایپ شده .

۱۱)     پیگیری گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .

۱۲)     بررسی و پیشنهاد روشهای جدید و موثر جهت بایگانی و طبقه بندی اسناد .

۱۳)     جمع آوری اطلاعات و آمار کارکنان شهرداری از لحاظ وضعیت پرسنلی کارگری – کارمندی .

۱۴)     حفظ ونگهداری پرونده ها و سوابق استخدامی کارکنان شهرداری اعم از کارگر و کارمند و آماده نمودن و مهر کردن پرونده ها و سوابق ، ارسال آنها به مراجع ذیربط طبق دستور مافوق و پیگیری جهت عودت آن .

۱۵)     اجرا و ابلاغ آراء مربوط به هیئتهای بدوی و تجدید نظر و رسیدگی به تخلفات اداری و شورای حل اختلاف و شورای کارگاه با توجه به مقررات مربوطه .

۱۶)     همکاری با اداره ارزشیابی و بازرسی و رسیدگی به شکایات جهت کنترل و حضور و غیاب کارکنان .

۱۷)     انجام سایر امور مشابه و دستوراتیکه از طرف مافوق درحدود وظایف ارجاع می گردد .

خدمات :

۱)         اجرای طرح استاندارد نمودن لوازم و تجهیزات اداری با همکاری ادارات کارپردازی و کارگزینی .

۲)         تقسیم وسائط نقلیه سبک موتوری بین واحدهای شهرداری مرکزی و مناطق .

۳)         انجام خدمات عمومی مورد نیاز کلیه واحدهای شهرداری از قبیل خدمات سرپائی ، سرایداری ، آشپزی

۴)         نظافت ساختمانهای شهرداری و نظارت و کنترل امور مربوط به مستخدمین و سرایداری .

۵)         نظارت در امور سلف سرویسها و آبدارخانه ها و پارکینگ های اختصاصی شهرداری و نظایر آن .

۶)         انجام سایر امور مشابه و دستوراتیکه از طرف مافوق درحدود وظایف ارجاع می گردد .

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

20 − هفت =

فهرست