شرح وظایف مدیر امور اداری و کارگزینی
حوزه های مدیریت امور اداری و رفاه شامل : امور اداری ، امور رفاه ، امور کارگزینی ،آموزش دبیرخانه، ماشین نویسی و امور خدمات می باشد .
۱) نظارت بر اجرای دقیق آیین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون کار و تأمین اجتماعی و نظایر آن .
۲) نظارت بر اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی و خدمات درمانی کارکنان .
۳) نظارت بر حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق اسناد و مدارک و پروندهها مطابق با اصول بایگانی و مکانیزه کردن آنها .
۴) نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی از لحاظ مکاتبات و مراجعات حسب دستورمافوق .
۵) برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی برای کارکنان شهرداری .
۶) برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی بیمه و درمانی مانند کلینیکهای ویژه و . . .
۷) تأمین احتیاجات شهرداری از لحاظ وسایل و لوازم اداری و برآورد هزینه آنها با همکاری واحدها و در نظر گرفتن اعتبارات مصوب .
۸) مراقبت در حسن انجام امور اداری و برنامه ریزی و اجرای امور مربوط به دبیرخانه و مکاتبات و مراسلات .
۹) نظارت بر امور ارزشیابی کارکنان و رسیدگی به شکایات و اعتراضات آن .
۱۰) تهیه و تنظیم و نظارت بر طرحهای ارزشیابی سالیانه براساس دستورالعملها و آیین نامه ها .
۱۱) نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی .
۱۲) تهیه بخشنامه و دستورالعملها و مقررات برای بهبود تشکیلات در سازمان و ایجاد هماهنگی وحدت عمل و نظر .
۱۳) نظارت بر اجرای قوانین و مقررات و آئین نامه های استخدامی .
۱۴) مطالعه و بررسی وظائف و مسئولیتهای هریک از واحدهای سازمانی بمنظور سنجش و تشخیص احتیاجات از لحاظ افراد و تجهیزات لازم برای انجام کار .
۱۵) تهیه برنامه و دستورالعملهای آموزشی و کارآموزش کارکنان شاغل و آشنا با مقررات و وظائف شهرداری و موسسات تابعه و محیط کار و خصوصیات شغل مورد نظر جهت شرکت کنندگان در هریک از دوره های آمورشی .
۱۶) نظارت بر تشکیل کلاسها و دوره ها و یا معرفی کارکنان به موسسات آموزشی بمنظور بالا بردن سطح معلومات تخصصی و حرفه ای آنان .
۱۷) نظارت بر تهیه پیش نویس های نامه های اداری و صدور دستورات لازم در جهت اصلاح مکاتبات اداری .
۱۸) نظارت بر کلیه امور واحدهای تحت سرپرستی و صدور دستورات و تعلیمات لازم و کوشش در رفع نواقص کار .
۱۹) صدور و دستورلات لازم بمنظور هماهنگ نمودن فعالیتهای واحدهای تحت سرپرستی .
۲۰) نظارت بر اجرای دقیق آئین نامه ها و قانون استخدام کشوری و آئین نامه استخدامی شهرداریها و قانون کار تأمین اجتماعی و غیره .
۲۱) تشکیل جلسات درخصوص آشنا نمودن پرسنل تحت سرپرستی با مقررات جدید .
۲۲) نظارت بر طرحهای رفاهی عمومی کارکنان از قبیل شرکتهای تعاونی مصرف ، مسکن و امور ورزشی و غیره .
۲۳) آشنا نمودن مسئولین واحدهای تحت سرپرستی با قوانین و مقررات اداری جدید .
۲۴) بررسی درخصوص مسائل سازمانی و ارائه پیشنهادات لازم در مورد انجام تعمیرات ضروری در حوزه مورد عمل .
۲۵) برگزاری جلسات شورای اداری و شورای معاونین و تنظیم صورتجلسات مربوطه و ابلاغ به واحدهای ذیربط .
۲۶) انجام سایر امور مشابه و دستوراتی که از طرف مافوق در حدود وظائف ارجاع میگردد .
کارگزینی و رفاه
۱) انجام کلیه امور استخدامی کارکنان شهرداری نظیر صدور احکام ترفیع ، ارتقاء گروه ،انتصاب ، مرخصی ، معذوریت ، بازنشستگی ، باز خرید ، انفصال ، اضافه دستمزد کارگران و نظایر آن.
۲) اجرای آیین نامه ها و مقررات استخدامی مربوط به کارکنان شهرداری و موسسات تابعه .
۳) اظهار نظر صریح در مورد تقاضاهای کارکنان شهرداری و رسیدگی به شکایات استخدامی و تهیه گزارشات لازم .
۴) تهیه و تنظیم متن قراردادهای استخدامی کارکنان اعم از پیمانی ، قراردادی ، خرید خدمت و امثالهم .
۵) تشکیل کلاسهای آموزشی برای کارکنان به منظور بالا بردن سطح معلومات و تخصصی و حرفه ای آنان .
۶) رسیدگی و نظارت بر اجرای طرح طبقه بندی مشاغل کارکنان شهرداری .
۷) اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی کارکنان و ارتباط با بازنشستگان و وظیفه بگیران شهرداری و اقدام در جهت رفع مشکلات ناشی از بازنشستگی .
۸) برنامه ریزی در زمینه طرحهای رفاهی کارکنان نظیر شرکتهای تعاونی مسکن ، مصرف ، صندوق قرض الحسنه و تاسیسات ورزشی و تربیت بدنی .
۹) شرکت مستمر در جلسات استخدامی نظیر شورای اداری شهرداریها ، هیئتهای حل اختلاف و شورای کارگاه و دفاع از حقوق شهرداری .
دبیرخانه و بایگانی
۱) ثبت و توزیع و تفکیک نامه های وارده به شهرداری و ارجاع به دوایر ذیربط .
۲) حفظ و نگهداری کلیه اسناد و اوراق و سوابق اداری مربوطه .
۳) کنترل و تصحیح نامه های صادره از نظر اشتباهات املائی و انشائی .
۴) تهیه پیش نویس های اداری و تهیه گزارشات و ارائه آمارهای لازم به مقام مافوق .
۵) مذاکره و مشورت با مقامات مافوق در موضوعات مربوط به خطمش از نظر امور دفتر و دبیرخانه .
۶) بررسی کلیه اخطاریه های واصله به شهرداری و صدور دستور ابلاغ آنها به واحدهای مربوطه .
۷) نظارت مستمر در حسن اجرای امور دفتری و چگونگی ورود و خروج مکاتبات .
۸) ارجاع سوابق و پرونده های واصله طبق دستور مافوق به واحدهای مربوطه و بایگانی .
۹) تهیه خلاصه پرونده و گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .
۱۰) تایپ انواع مکاتبات و نامه ها و تطبیق پیش نویس ها با نامه های تایپ شده .
۱۱) پیگیری گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .
۱۲) بررسی و پیشنهاد روشهای جدید و موثر جهت بایگانی و طبقه بندی اسناد .
۱۳) جمع آوری اطلاعات و آمار کارکنان شهرداری از لحاظ وضعیت پرسنلی کارگری – کارمندی .
۱۴) حفظ ونگهداری پرونده ها و سوابق استخدامی کارکنان شهرداری اعم از کارگر و کارمند و آماده نمودن و مهر کردن پرونده ها و سوابق ، ارسال آنها به مراجع ذیربط طبق دستور مافوق و پیگیری جهت عودت آن .
۱۵) اجرا و ابلاغ آراء مربوط به هیئتهای بدوی و تجدید نظر و رسیدگی به تخلفات اداری و شورای حل اختلاف و شورای کارگاه با توجه به مقررات مربوطه .
۱۶) همکاری با اداره ارزشیابی و بازرسی و رسیدگی به شکایات جهت کنترل و حضور و غیاب کارکنان .
۱۷) انجام سایر امور مشابه و دستوراتیکه از طرف مافوق درحدود وظایف ارجاع می گردد .
خدمات :
۱) اجرای طرح استاندارد نمودن لوازم و تجهیزات اداری با همکاری ادارات کارپردازی و کارگزینی .
۲) تقسیم وسائط نقلیه سبک موتوری بین واحدهای شهرداری مرکزی و مناطق .
۳) انجام خدمات عمومی مورد نیاز کلیه واحدهای شهرداری از قبیل خدمات سرپائی ، سرایداری ، آشپزی
۴) نظافت ساختمانهای شهرداری و نظارت و کنترل امور مربوط به مستخدمین و سرایداری .
۵) نظارت در امور سلف سرویسها و آبدارخانه ها و پارکینگ های اختصاصی شهرداری و نظایر آن .
۶) انجام سایر امور مشابه و دستوراتیکه از طرف مافوق درحدود وظایف ارجاع می گردد .